การบริหารเอกสาร

วันที่ 10 มค. พ.ศ.2563

การบริหารเอกสาร

              การบริหารเอกสารเป็นเรื่องน่าปวดหัว  เเต่หากบริหารได้ดีจะช่วยให้งานคล่องตัว  บุคคลผู้ทำงานต้องจัดเอกสารเป็นประจำจึงจะไม่เสียเวลากับการค้นหา

 

"ลินดางานยุ่งมาก  เธอต้องเตรียมเอกสารมากมาย  เเต่ละวันจึงมีเอกสารที่ต้องจัดการเป็นกอง  โต๊ะทำงานของเธอเต็มไปด้วยเอกสาร  โน๊ต นามบัตร ฯลฯ  ทุกครั้งที่ต้องการเอกสาร  ลินดาจะรื้อค้นวุ่นวาย  เธอจึงถูกผู้บริหารต่อว่า  พอถูกต่อว่าเธอก็รู้สึกน้อยใจ"

 

               สำหรับผู้ที่ทำงานในออฟฟิคคุณเคยปวดหัวกับการบริหารงานเอกสารหรือไม่  ถ้าไม่บริหารเอกสารบนโต๊ะของตัวเอง  จะถูกมองว่าเป็นคนไม่มีระเบียบ  ไม่น่าเชื่อถือ

 

วิธีบริหารเอกสารเเละหนังสือบนโต๊ะทำงาน


ควรเเบ่งเอกสารให้เป็นหมวดหมู่   ตั้งชื่อเอกสาร  เเล้วนำไปเข้าเเฟ้มตามหมวดหมู่พร้อมกับจดหมาย (ถ้ามี)

 

วิธีบริหารข้อมูลในคอมพิวเตอร์


1.จัดประเภทของเอกสาร
             ลักษณะงานของเเต่ละคนเเตกต่างกัน  เอกสารที่ใช้จึงต่างกัน  การจัดระบบข้อมูลขึ้นอยู่กับความชอบเเละความจำเป็นของเเต่ละคน


             พื้นฐานของระบบข้อมูลคือไฟล์  ไฟล์มีหลายเเบบ เช่น ไฟล์เอกสาร  ไฟล์เสียง  ไฟล์รูปภาพ  ไฟล์วีดีโอ  ก่อนอื่นควรเเบ่งชนิดของไฟล์เเล้วเเยกเก็บไว้ในโฟลเดอร์  อาจเเยกเก็บตามเนื้อหาก็ได้ เช่น เมื่อได้รับมอบหมายงานซึ่งมีทั้งไฟล์เอกสารเเละไฟล์รูปภาพก็เก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน  เป็นโฟลเดอร์ของงานนี้โดยเฉพาะ
             หลังจากจัดเเบ่งไฟล์เเล้วก็เเบ่งโฟลเดอร์ให้เป็นระบบ  โดยพิจารณาตามลักษณะเเละเนื้อหาของงาน

 

2.กำหนดจำนวนโฟลเดอร์เเละไฟล์ให้เหมาะสม
           การจัดเก็บไฟล์ต้องกำหนดจำนวนให้เหมาะสม  เพราะมีผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานเเละเวลาที่ใช้ค้นหา  โดยทั่วไปโฟลเดอร์หนึ่งควรมีไฟล์ประมาณ 50 ไฟล์ เพื่อให้อ่านเเละค้นหาสะดวก  ยิ่งน้อยยิ่งดี  เเต่เวลาทำงานจริงๆไฟล์จะยิ่งเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ  ไม่มีวันลดลง
            ถ้าโฟลเดอร์หนึ่งมีไฟล์มากเกินไป  อาจสร้างโฟลเดอร์ใหม่หรือเเยกย่อยออกมา หรือถ้าโฟลเดอร์หนึ่งมีไฟล์เอกสารไม่มาก  ก็นำไปรวมกับไฟล์เอกสารของอีกโฟลเดอร์หนึ่งได้

 

3.ตั้งชื่อไฟล์เเละโฟลเดอร์เอกสารให้เหมาะสม
             ชื่อไฟล์เเละโฟลเดอร์ไม่ควรยาวเกินไป   เพราะจะจำยากเเละค้นหายาก  อีกทั้งอักษรมากเกินไปจะทำให้สับสนกับไฟล์อื่นได้ง่าย  ชื่อไฟล์เเละโฟลเดอร์ควรกระชับ  ชัดเจน  สื่อเนื้อหาคร่าวๆ  ไม่เช่นนั้นพออ่านก็ไม่รู้ว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร  ทำให้เสียเวลา
            ถ้าเป็นไฟล์เเละโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อย  อาจตั้งชื่อเป็นอักษรลำดับต้นๆเพื่อจะได้ค้นหาง่าย

 

4.จัดระเบียบเอกสารเป็นประจำ
             การจัดระเบีบบเอกสารช่วยให้งานมีประสิทธิภาพ  เป็นผลดีต่อการงานเเละเป็นประโยชน์ต่อตัวเอง  ทำได้โดยลบไฟล์เก่าหรือไฟล์ที่ไม่ใช้เเล้ว  ถ้าต้องการเก็บไว้ควรเเยกเป็นโฟลเดอร์เฉพาะเเละจัดเก็บตามลำดับปี เพื่อสะดวกในการค้นหา  หรืออาจตั้งชื่อโฟล์เดอร์ตามวันเดือนปี  ตัวอย่างเช่น  งานบรรณาธิการนิตยสารรายสัปดาห์ ควรจัดระเบียบเอกสารสัปดาห์ละครั้ง
             การจัดระเบียบเอกสารให้มีประสิทธิภาพเป็นผลดีต่อการงานเเละเป็นประโยชน์ต่อตัวเอง   

 

เคล็ดลับทั้งหมดนี้  จะช่วยให้คุณจัดระเบียบเอกสาร   ทำให้โต๊ะไม่รก  เเละจะช่วยลดเวลาในการค้นหา

ที่มา : บทความส่วนหนึ่ง จากหนังสือ คู่มือเป๊ะเว่อร์ 360องศา

ไคซินเก๋อเก๋อ  เขียน
รำพรรณ รักศรีอักษร  เเปล

 Total Execution Time: 0.0037076671918233 Mins